In zahlreichen klein- und mittelständischen Unternehmen erfolgt im Controllingprozess immer noch Monat für Monat nachfolgender Prozess: Mitarbeiter aus dem Finanz-/ Rechnungswesen, das Sekretariat der Geschäftsleitung oder gar Mitglieder der Geschäftsleitung selbst suchen sich aus einer Flut an Daten die Unternehmenszahlen heraus, die in turnusmäßigen Reportingberichten zusammengestellt werden sollen.
Viel Zeit geht häufig durch die Suche der relevanten Unternehmenszahlen verloren und dadurch, dass man sich Gedanken macht, wie man denn die Zahlen darstellt. Häufig erfolgt sogar noch das manuelle Zusammentragen der Vergleichswerte aus der Vergleichsperiode.
Eine Beschreibung dessen was man sehen kann, findet sich häufig in den Unterlagen. Mit Verlaub: dies hat für mich nichts mit einem sinnvollen Controllingprozess bzw. Reporting zu tun. Ziel muss es sein, in den Unternehmen aus den vorliegenden Unternehmenszahlen idealerweise automatisiert oder per klar definierter Schnittstelle die Daten herauszufiltern, die essenziell für die Unternehmenssteuerung(KPIs)sind. Eine automatisierte Überführung der KPIs in klar vordefinierte Reportingformate führt zu einem effizienten Prozess, zu einer übersichtlichen Darstellung und insbesondere dazu, dass ausreichend Zeit bleibt, eine qualifizierte Analyse vorzunehmen, was und weshalb in der Berichtsperiode geschehen ist. Es wird dargestellt, was die Gründe der Entwicklung sind und welche Erkenntnisse und Handlungsfelder man für die Zukunft sieht! Reporting und Controlling dient dem Unternehmen! Controlling ist kein Selbstzweck –s. hierzu meine Ausführungen „Controllingkultur – wozu denn überhaupt?“.
Neben der reinen Darstellung der Zahlen/ der KPIs soll im Reporting der erläuternde Teil einen großen Raum einnehmen. Ob der Umsatz um x% gestiegen oder gefallen ist, sollte jeder selbst lesen können.
Wenn die Erstellung der Reportingunterlagen weitestgehend automatisiert ist, sollte die gewonnene Zeit genutzt werden um Reporting und Controlling dafür zu nutzen, wozu es da ist! Selbstredend soll bei allen Vorteilen einer Automatisierung stets der wirtschaftliche und technische Aufwand Berücksichtigung finden.
Bei Weitergabe eines gut aufbereiteten Reportings hat dies auch den Vorteil, dass man bereits die Gedanken der Empfänger des Reportings in die selbst gewünschte Richtung beeinflussen kann. Stets hat natürlich das Reporting an externe Kapitalgeber proaktiv in vereinbartem Turnus pünktlich und vollständig übermittelt zu werden.
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